Zur Sicherheit ein aufgeräumter Arbeitsplatz: Die Clean-Desk-Policy in der Praxis

„Organisiert zu sein, bedeutet einfach, dass der Ort einer Information mit der Bedeutung übereinstimmt, die sie für Sie (und Ihr Unternehmen; Anm.) hat!“
(David Allen, Wie ich die Dinge geregelt kriege, München/Berlin 2016)

Wer wird denn immer gleich das Schlimmste annehmen? Denken wir doch zunächst einmal ganz pragmatisch-praktisch … und absolut analog. Schauen wir einfach zunächst einmal auf unseren Schreibtisch … und was da so alles (in der Kaffee- und Mittagspause oder gar über Nacht) offen herumliegt. Das ist doch geradezu einladend für jemanden, der sich Informationen „unter der Hand“ und möglichst unbemerkt krallen will. Und sagen Sie nicht, Sie hätten ja nur mit völlig uninteressanten Daten und Informationen zu tun. Schon ein unscheinbarer Hinweis auf einem Dokument kann – wenn er in die falschen Hände gerät – kriminelle Energie entfachen und den Einstieg in die Informations-Räuberei erleichtern oder sogar ermöglichen. Und um sich das vorzustellen, muss gar nicht besonders paranoid sein. Denn die Zeit der Mini-Kameras, wie sie früher von den Spionen nächstens tief benützt wurden, ist Geschichte. Jetzt haben wir ja alle Smartphones mit Fotofunktion und Digitalscans, und ein Klick genügt, um alles festzuhalten, und ein zweiter, um alles in die Welt hinauszuposaunen …

Somit feiert eine vermeintliche alte Tugend fröhliche Urständ: „Heil’ge Ordnung, segensreiche Himmelstochter“ (aus Schillers Lied der Glocke) …

Alles aufgeräumt: Menschen, Daten, Material

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz entspannt, erleichtert die Arbeit, schafft Überblick und ist ein guter Schutz vor ungebetenen Besuchern und unautorisierten Zugriffen.

Die Schlüsselfunktionen einer angewandten Clean-Desk-Policy kann man auf drei P verdichten und sich ganz einfach merken:

Planung, Pause, Packen

Planen …

bedeutet jene kurze Überlegung, welche Dinge und Unterlagen Sie für die unmittelbar nächsten Aufgaben brauchen. Ein voller Schreibtisch hat zwar früher Bedeutung und Unentbehrlichkeit signalisiert, steht aber heute eher für mangelhafte Selbst-organisation und Überforderung. „Leer-Tischler/-innen“ hingegen schaffen um sich herum eine Aura von Effizienz und Erfolg. Und weil sie dem Gesprächspartner entspannte Aufmerksamkeit schenken können, sollen sie auch ganz besonders sexy sein.

Pause …

meint jenes Bewusstsein, dass man Informationen niemals (!) ungeschützt auf dem Schreibtisch zurücklassen darf. Nie. Nicht einmal dann, wenn man nur mal ganz schnell Kaffee holt oder Wasser trinken geht. Denn erstens dauert’s immer länger und zweites als man denkt … Deshalb: Immer kurz checken, ob am Arbeitsplatz sensible Daten und Informationen liegen. Falls ja, dann immer in einem Ordner oder einer (versperrbaren) Schublade verstauen. Zusätzliche Sicherheit bringt ein passwortgeschützter Bildschirmschoner.

Packen …

steht für den Abschluss des Arbeitstages und für den Aufbruch in die Freizeit. Den Schreibtisch sorgfältig aufzuräumen, ist nicht nur ein wohltuendes „Abschlussritual“, mit dem man seine Power gut „herunterfahren“ kann, sondern bietet auch immer die Möglichkeit einer kurzen Reflexion. Sensible Akten gehören in (möglichst neutrale) Ordner und/oder in verschließbare Schubfächer. Wichtig ist auch, dass Akten mir vertraulichen Inhalten nicht versehentlich in einer ungesicherten „Rundablage“ landen: Papierkörbe sind nun einmal keine geeigneten Endlager für Dokumente dieser Art (oder für Teile davon). Die Aktenvernichtung ist und bleibt die sicherste Art der (analogen) Entsorgung.

Clean-Desk-Policy:
Man muss jede Treppe von oben kehren. Stufe um Stufe

Datensicherung ist ein stufenweiser Prozess, der sowohl analog als auch digital unternehmensweit realisiert werden muss. Hier die wichtigsten Schritte, die die Führungskräfte kennen und nehmen sollten:

1. Die Einführung einer Clean-Desk-Policy muss immer mit einem verständlichen WARUM beginnen. Sonst wird sie sehr rasch für eine schikanöse Marotte eines ordnungsfanatischen Chefs oder als Akt eines wichtigtuerischen Vorgesetzten gehalten. Eine veritable Kommunikationsaufgabe „nach innen“, weil sich niemand gern in seinen gewohnten Workflow dreinreden lässt.

2. Machen Sie den Nutzen klar, den die Mitarbeiter/-innen persönlich davon haben: mehr Überblick, mehr Effizienz, weniger Suchzeiten und immer das gute Gefühl, „safe“ zu sein.

3. Stellen Sie immer die Verbindung zwischen analogen und digitalen Dokumenten und Prozessen her … speziell die Digital Natives haben nämlich wenig Verständnis dafür, warum man „die alte Zettelwirtschaft“ überhaupt noch braucht. Der Zusammenhang mit der Arbeitswelt von morgen macht auch für die jungen Leute (jeden Alters) Sinn und stimmt versöhnlich.

4. Machen Sie Datensicherung zur Routine: Wenn Sie die Mitarbeiter/-innen dazu anhalten, weniger Papierdokumente zu produzieren, müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen über ein zuverlässiges IT-System und über Check-Routinen verfügt. Sonst kann es ganz schnell kritisch werden.

5. Belohnen Sie Clean-Desk-Erfolge und lassen Sie die betreffenden Mitarbeiter/-innen hochleben.

Letztlich sollten Sie sich aber vor Hysterie in Acht nehmen. Die Bedrohungen sind real und dürfen nicht heruntergespielt werden, aber Angst ist immer ein schlechter Ratgeber. Man kann alles so lange übertreiben, bis es absurd und zur unverständlichen Belastung wird. Deshalb gilt: Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie hinwollen, werden Sie nie wissen, wann etwas genug ist: Eine schriftliche, von externen Profis moderierte und interne akkordierte Sicherheits-Richtlinie markiert die Grenzen.

Autor:
Harald Jeschke
h.jeschke@heidlmair.com
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