Datenschutz und die Verschwiegenheitspflicht eines Wirtschaftstreuhänders

Die Paragraphen 91 WTBG (Wirtschaftstreuhandberufsgesetz) und 15 DSG (Datenschutzgesetz) legen fest, dass

  • persönliche Umstände,
  • sämtliche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie
  • alle Angelegenheiten, die die Interessen von Klienten berühren,

vertraulich zu behandeln sind. Diese Pflicht zur Vertraulichkeit erstreckt sich auf

  • Namen und Anschrift,
  • die Geschäftsunterlagen und
  • die gesamte Korrespondenz der Klienten.

Natürlich sind auch die Mitarbeiter/-innen des Wirtschafts-treuhänders an diese Verschwiegenheitspflicht gebunden: Sie dürfen Daten nur auf ausdrückliche Anordnung des Arbeitgebers übermitteln. Eine vorsätzliche Verwendung von Daten, um sich oder einen Dritten unrechtmäßig zu bereichern, ist mit Freiheitsstrafen bis zu einem Jahr bedroht.

Nur in bestimmten Fällen kann von der Verschwiegenheitspflicht abgesehen werden. Dies trifft zum Beispiel zu, wenn der Auftraggeber den Wirtschaftstreuhänder ausdrücklich von der Verschwiegenheitspflicht entbunden hat. Melde- und Auskunftspflichten können auch bestehen, wenn Anlässe wie bzw. der Verdacht von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung gegeben sind.

Sicherer Umgang mit Erkenntnissen und Daten –
wie geht das?

Vorliegende Daten in Papierform sind verschlossen aufzubewahren. Sollten Sie sich während des Arbeitsablaufes an Arbeitsplätzen befinden, ist sicherzustellen, dass betriebsfremde Personen keine Unterlagen einsehen oder an sich nehmen können. Am besten anonymisiert man deshalb beschriftete Ordner mittels Kürzel oder Zahlencodes. Weiters empfiehlt es sich, eigene getrennte Besprechungsbereiche einzurichten. Die verschlossene Aufbewahrung muss aber nicht pro Mandant in eigenen und verschließbaren Behältnissen erfolgen. Es reicht aus, unbesetzte Räume, in denen sich sensible Unterlagen und Daten befinden, zu verschließen und sie so vor dem Zutritt durch Unbefugte zu schützen.
Digital erarbeitete Daten sind nach ihrer Bearbeitung vor unbefugtem Zugriff in einer Art zu sichern, dass sie nur mittels Nutzung sicherer Passwörter zugänglich sind.

Beispiele:

Der Klient XY betreibt eine Schlosserei in Form eines Einzelunternehmens. Während der Kanzleiöffnungszeiten kommt seine Gattin mit der Bitte um Aushändigung einer Saldenliste. Dies darf nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Unternehmers erfolgen! Eine solche Genehmigung kann zum Beispiel durch Nachfrage beim Unternehmer im Anlassfall erteilt werden. Es empfiehlt sich auf aber auf jeden Fall, einen schriftlichen Aktenvermerk hierüber zu errichten. Weiters ist es möglich, sich eine generelle Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht gegenüber bestimmten Personen durch den Klienten erteilen zu lassen, indem dies schriftlich (unter der Angabe „bis auf weiteres“) vereinbart wird.

Der Kundenberater der Bank eines Klienten bittet um Übermittlung des letzten Jahresabschlusses. Er ersucht um rasche Erledigung, da er ihn dringend zur Durchführung eines Ratings benötigt. Auch in diesem Fall sind nur auf ausdrückliche Genehmigung (im Anlassfall oder wiederum nach genereller Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht gegenüber dem Institut) die Herausgabe und die Weitergabe der Daten erlaubt.

Im Falle von elektronischen Übermittlungen empfiehlt es sich, die Daten verschlüsselt auf sicherem Wege zu senden.

Wichtig ist, dass sich die Verschwiegenheitspflicht auch über das Ende eines Auftrags- und Vollmachtsverhältnisses hinaus erstreckt. Auch Dienstnehmer des Wirtschaftstreuhänders sind nach dem Ende ihres Dienstverhältnisses zur weiteren Wahrung der Verschiedenheit verpflichtet.

Über den Autor:
Steuerberater Joachim Aigner
Gewerbepark 1
4920 Schildorn
joachim.aigner@kanzlei-aigner.at
www.kanzlei-aigner.at

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